Wydział Organizacyjno-Administracyjny

Nazwa: Wydział Organizacyjno-Administracyjny
Pokoje: 9, 17, 20
Telefon: (56) 688-45-09, 25, 48

Zadania:
1. Do zadań Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego należy w szczególności:

1) realizowanie zadań w zakresie organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu;

2) realizowanie zadań w zakresie kadr i szkoleń, w tym prowadzenie spraw osobowych dyrektorów miejskich jednostek, zakładów i spółek:

• prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu Miasta, kierowników jednostek organizacyjnych zatrudnionych przez Burmistrza;
• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;
• prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy pracowników urzędu;
• prowadzenie dokumentacji związanej z przechodzeniem pracowników na rentę lub emeryturę;
• prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem osób w ramach prac interwencyjnych, społeczno-użytecznych oraz stażów;
• prowadzenie spraw związanych z prenumeratą czasopism, pozycji książkowych i broszur dla potrzeb Urzędu;

3) prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników, odznaczeń państwowych, odznak resortowych, wyróżnień i nagród, zawieranie umów ze studentami, praktykantami,

4) zapewnienie obsługi prawnej Rady i Urzędu;

5) prowadzenie rejestrów aktów prawnych organów miasta oraz porozumień zawieranych z organami samorządu terytorialnego i administracji rządowej;

6) realizowanie zadań dotyczących załatwiania skarg i wniosków;

7) wywieszanie w lokalu Urzędu ogłoszeń i postanowień sądowych;

8) prowadzenia spraw stowarzyszeń i związków komunalnych;

9) prowadzenie spraw związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, organów samorządu terytorialnego, ławników sądowych do sądów powszechnych oraz referendami;

10) prowadzenie kontroli w miejskich jednostkach organizacyjnych oraz koordynowanie kontroli zewnętrznej przez wydziały Urzędu;

11) nadzór, koordynowanie i kontrola rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;

12) zapewnienie prawidłowej obsługi obywateli przez Urząd;

13) prowadzenie kancelarii Urzędu;

14) zakup materiałów i środków trwałych niezbędnych do funkcjonowania Urzędu;

15) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem budynku Urzędu (remonty), przy współudziale Wydziału Inwestycji, Gospodarowania Gruntami i Planowania Przestrzennego;

16) prowadzenie spraw przeciwpożarowych dotyczących budynku Urzędu;

17) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem i gospodarką środkami rzeczowymi, drukami, formularzami, pieczęciami;

18) zabezpieczenie w niezbędne pieczęcie, tablice urzędowe i ich aktualizowanie;

19) prowadzenie działalności socjalnej;

20) techniczne zabezpieczenie stałych dyżurów ustalonych przez burmistrza;

21) prowadzenie zadań w zakresie komputeryzacji Urzędu;

22) opracowywanie aktów prawnych Burmistrza;

23) opiniowanie projektów umów i porozumień;

24) prowadzenie obsługi prawnej Urzędu i doradztwa prawnego dla Urzędu;

25) reprezentowanie organów miasta Wąbrzeźno oraz Urzędu w sprawach spornych;

26) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem pracowników na stanowiska urzędnicze, pomocnicze i obsługi;

27) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem pracowników w ramach prac interwencyjnych, robót publicznych oraz stażów;

28) zaopatrzenie Urzędu w materiały biurowe oraz środki czystości,

29) prezentowanie przedstawicielom mediów stanowisk Burmistrza;

30) przekazywanie opinii i komentarzy dotyczących podejmowanych decyzji;

31) informowanie mieszkańców o działalności organów miasta;

32) uczestniczenie w spotkaniach Burmistrza z przedstawicielami mediów;

33) przygotowanie informacji prasowych dotyczących Urzędu Miasta Wąbrzeźno;

34) należyte wykorzystanie publikacji prasowych w pracy Burmistrza, Urzędu i innych podległych jednostek;

35) udział w uroczystościach, spotkaniach z udziałem Burmistrza;

36) uczestnictwo w spotkaniach Burmistrza z mieszkańcami;

37) tworzenie, wysyłanie wiadomości tekstowych w systemie SISMS;

38) administrowanie siecią teleinformatyczną Urzędu Miasta Wąbrzeźno oraz zapewnienie poprawnego działania i bieżące utrzymanie sieci i towarzyszących im systemów informatycznych, instalacja i konfiguracja urządzeń sieci LAN i WAN;

39) administrowanie serwerami Urzędu Miasta Wąbrzeźno, dokonywanie bieżących przeglądów i konserwacji;

40) administrowanie bazami danych będącymi w użytkowaniu Urzędu Miasta Wąbrzeźno;

41) administrowanie systemem antywirusowym jednostki;

42) zarządzanie systemami informatycznymi jednostki w celu zapewnienia sprawnego i efektywnego dostępu do zasobów oraz zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu teleinformatycznego Urzędu Miasta Wąbrzeźno;

43) wykonywanie czynności związanych z diagnostyką, naprawą, modernizacją, usuwaniem awarii sprzętu komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Wąbrzeźno;

44) usuwanie nieprawidłowości i zakłóceń w funkcjonowaniu oprogramowania komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Wąbrzeźno;

45) nadzorowanie nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystywania sprzętu komputerowego zainstalowanego w Urzędzie Miasta Wąbrzeźno;

46) zapewnienie możliwie najwyższego poziomu bezpieczeństwa, ochrony haseł i dostępu do sieci;

47) wykonywanie i weryfikacja kopii bezpieczeństwa systemów i konfiguracji urządzeń;

48) tworzenie i aktualizacja planu działań odtworzeniowych;

49) planowanie oraz wdrażanie i rozbudowa infrastruktury teletechnicznej oraz systemów informatycznych;

50) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w procedurach zakupowych oraz przygotowywaniu opisów przedmiotu zamówienia dla różnego rodzaju urządzeń teleinformatycznych;

51) współpraca w zakresie opracowywania wniosków o fundusze unijne w zakresie środowiska teleinformatycznego;

52) analiza formalna i merytoryczna projektów umów na usługi informatyczne w Urzędzie i rozliczanie ich realizacji;

53) zarządzanie serwerem poczty elektronicznej, usług hostingowych i DNS oraz platformą sprzętową serwisu WWW;

54) zarządzanie treścią Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Wąbrzeźno;

55) prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie obsługi sprzętu informatycznego, ochrony i bezpieczeństwa danych;

56) zabezpieczenie dokumentacji dotyczącej licencji oprogramowania;

57) wykonywanie drobnych napraw sprzętu komputerowego Urzędu i koordynacja spraw w zakresie wykonywania większych remontów i usuwania awarii;

58) pełnienie obowiązków Administratora Systemów Informatycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami;

59) identyfikowanie i analiza zagrożeń oraz ryzyk, na które narażone może być przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych;

60) monitorowanie działań zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych w systemach informatycznych oraz ich przetwarzania;

61) zgłaszanie i obsługa awarii oprogramowania komputerowego we współpracy z zewnętrznymi dostawcami, wnioskowanie o wprowadzenie zmian w oprogramowaniu;

62) kontrolowanie i zabezpieczanie prawidłowości przebiegu czynności serwisowych w zainstalowanych systemach informatycznych;

63) kontaktowanie się  z dostawcami telekomunikacyjnymi w zakresie dostarczania usług Internetu;

64) wspieranie akcji wyborczych w wyborach i referendach lokalnych oraz ogólnokrajowych.

2. Wydział przy oznakowaniu spraw używa symbolu OA.